Door je mailbox slim te managen bespaar je een hoop tijd én frustratie. Met de simpele handelingen die we in dit artikel bespreken leer je weer de baas te worden over je eigen inbox. Klaar om voor eens en altijd korte metten te maken met een onoverzichtelijke inbox? Let’s make some positive impact!
Je inbox is geen to-do lijst
We kennen deze situatie allemaal: je hebt een tijdje je inbox niet bijgehouden en nu zit hij ram, maar dan ook echt ram vol! Tussen al die mail moet je terug zien te vinden wat je moet doen, wat je nog moet lezen en waar je op moet reageren. Bovendien zit er tussen al dat nuttigs en bruikbaars minder nuttige informatie: spam, CC-mails die je niet had hoeven krijgen en een aantal nieuwsbrieven die je niet leest.
Daarnaast komt er dan ook nog eens de sociale druk van de verzenders bij kijken: ze willen graag antwoord en graag zo snel mogelijk. Je bent immers dankzij je mobiele telefoon altijd bereikbaar, wat is dan de moeite om even snel reageren? Nog voordat je de hele mail hebt kunnen lezen heb je alweer een WhatsApp’je met de vraag of je de e-mail wel gezien hebt. Herkenbaar? Waarschijnlijk wel!
Dan is het goed om het volgende goed tot je door te laten dringen: je inbox is géén to-do lijst! Het is simpelweg maar een medium; een communicatiemiddel. Toch is de mail voor velen door de jaren heen uitgegroeid tot een groot punt van ergernis. Gelukkig kan je aan de hand van een simpele beslismethode, mail weer gaan zien als een handig communicatiemiddel; niets meer, niets minder.
Je mail verwerken als een warrior
Vanaf nu ga je anders naar je mail kijken. In plaats van te werken met onoverzichtelijke vlaggetjes en mails op ongelezen zetten ga je echte orde aanbrengen. Dit ga je doen door te werken met een categorieënsysteem. Zo leer je hoe je elke e-mail maar één keer hoeft ‘aan te raken’ en pas terugziet als je die e-mail nodig hebt. Klinkt als muziek in de oren, vind je niet? Laten we beginnen!
Pak je mailbox er bij en klik op de laatste mail die is binnen gekomen. Scan deze vluchtig en bepaal dan je actie. Kies tussen de volgende 5 categorieën:
- Verwijderen
- Archiveren
- Delegeren
- Doen
- Inplannen
Doe dit zo streng mogelijk voor jezelf. Kan/moet je écht iets met deze mail? Nee? Dan gooi je hem weg of archiveer je de mail. Doe dit dan ook direct! Kan je wel iets met de mail, kies dan tussen: delegeren, doen of inplannen. Bij deze categorieën zet je ze eerst in de mapjes ‘delegeren’, ‘doen’ en ‘inplannen’. Ga dus bij deze drie categorieën niet bij iedere mail direct over tot de daadwerkelijke actie. Pas als je alle mails hebt gesorteerd ga je per mapje de uit te voeren acties ondernemen. Zo zorg je ervoor dat je niet als een kip zonder kop aan het doen bent maar geordend, per categorie, te werk gaat.
Doe dit met elke mail die nu in je inbox staat. Ja, dat kost even tijd maar daarna is het ook gedaan met de avondjes mails verwerken.
En nu?
Plan vanaf heden elke dag een moment in dat je je mails met deze methode gaat verwerken. Op die manier voorkom je nog eens langer dan een kwartiertje bezig te zijn met het verwerken van je e-mails!
